System för kommunens fastighetsförändringar (SKFF)

...

• Dokumentation

  • Fullständig information av varje enskilt ärende och dess historik. Enkelt Underlag för att ta fram sammanställningar och rapporter

• Myndighetskrav

  • Anläggning Korrekta anläggnings- och omsättningstillgångar och korrekt bokföringsamt bokföringskrav

SKFF applikationen

Inloggning sker via länken http://ikartan.se eller för test http://test.ikartan.se. Med ett klick på inloggningsknappen visas ett fönster för inloggning. Det är möjligt att logga in namn och lösenord eller via kommunens inloggning. Det sistnämnda gör att inloggningen sker automatiskt om användaren finns inom kommunens domän.

...

Användarna i SKFF delas in i tre kategorier med olika behörighet

1. Användare

   • De flesta tillhör kategorin användare och kan läsa, söka och ta ut rapporter för all information i SKFF

2. Handläggare

   • Handläggaren är experten på att fördela arealer och värden och har därför behörighet att skapa och handlägga sina tilldelade ärenden. Här rollen som användare

3. AdministratörenAdministratör

   • Administratörens huvudsakliga roll är att dela ut inkommande ärende på rätt handläggare samt att ha kontroll på att ärenden genomförs. Har också rollen som handläggare och användare

Anslagstavlan

Anslagstavlan ser olika ut beroende på vilken roll användaren har. För rollen användare så finns bara ett anslag att gå vidare in i “Skrivbordsklienten”

...

Det är med skrivbordsklienten (eller webbklienten) som själva arbetet med fastighetsförändringar sker. Den har en generisk design för att klara flera applikationer och data.

...

Specifikt för Fastighetsförändringar

Kontrollpanelen

Till vänster i applikation finns kontrollpanelen. Som användare med tillgång till SKFF visas fyra dataslag

...

När ett lager bockas för betyder det att de visas i kartan. T.ex. för ärenden så visas symboler var ärenden finns

...

. Symboliken kan filtreras så att enbart “Mina ärenden” visas.

Med knappen “Teckenförklaring” visas symboliken.

...

Bakgrundskartor kan varias beroende på användarens önskemål

...

Överst till vänster finns några funktionknapparfunktionsknappar

1. Panorera - selektera är förvald knapp för att navigera i kartan. Vänster musknapp hålls nere medan kartan flyttas. Scrollhjulet skalar kartan. Om musen är stilla när vänsterknappen klickas så väljs underliggande objekt till urvalet.

2. Gör urval i kartan men någon av de funktioner som finns under knappen.

   

   Det finns tre olika figurer med fyra olika val. 1) Ny sökning, 2 Lägg till sökning, 3 Ta bort sökning 4) söka från sökning.

3. Mäta sträcka och polygon

...

1. Snabbsök för SKFF är adresser och fastigheter inom eller nära Huddinge kommun. Skriv in en eller flera fraser i namnet på det sökta. Förstärk sökningen med “adr” eller “fas” för att tvinga sökning mot adress eller fastighet. Sök t.ex. “glad” så kommer en lista med adresser för Gladövägen upp. Sök istället “Glad fast” så kommer

   Image RemovedImage Added

2. Länkar till dokumentation

3. Utloggning

...

Till höger om texten SKFF: så är funktionerna bundna till SKFF

• Ny visas bara för användare med rollen administratör

  • Image Removed

    Som administratör visas en meny med fyra dataslag. När någon av dessa väljs så kommer formulär upp för att skapa en ny post.

• Öppna visas även för handläggare

  • Alternativet till Öppna är att dubbelklicka på dataraden för en viss post.

• Med rollen som enbart användare visar inge av dessa.

Längst till höger visas en lista med alternativa val av listor. Dessa är konfigurerbara och kan anpassas av systemadministratören. Listorna är avsedda för snabb presentation av data från urvalet. Listorna kan också vara summeringar och grupperade listor.

Ny används för att skapa en ny post av de dataslag som visas i menyn när knappen klickas. När något av dessa val klickas så kommer ett formulär upp anpassat efter dataslaget.

...

Öppna används för att redigera en post. Markera först en post i listan och klicka sen på Öppna elle alternativet dubbelklicka direkt på posten

Rapporter. När rapporter klickas så kommer det upp en meny med tillgängliga rapporter. De fem första är oberoende av dataslag eller urval. Den sista rapporten kräver att det finns ett urval av fastigheter.

...

Väljs t.ex. Periodrapport total så kommer det upp ett formulär där användaren fyller i nödvändiga parameterar

...

När rapporten håller på att skapas så visas det med “jobbar på” ikon. Väl färdig så kommer denna skylt upp. Klicka på länken för att öppna dokumentet.

...

Formulär för SKFF

Ärenden är det primära formuläret för applikationen. Formuläret är uppdelat i sektioner för att vara lätt att förstå:

• Basinformation innehåller den grundläggande och administrativa informationen

• Motpart om motpartens fastighet och dess ägare

• Arealförändringen den viktigaste delen att fördela arealen mellan anläggning och omsättning.

• Köpeskilling visar beloppet för kör eller sälj, om sådant finns

• Handpenning visar information om erlagd handpenning. Denna sektion är minimerad om ingen handpenning föreligger.

• Värdeförändring regleras normalt med automatik baserat på arealförändring men kan manuellt justeras.

• Kommentar

• Dokument. Här visas de lantmäteridokument som är kopplade till ärendet. Dokument med formatet .docx kan snabbvisas direkt i SKFF applikationen. Övriga dokument kan laddas ner till användarens dator och öppna med passande program.

...

Högst upp finns funktionerna:

• Under “kugghjulsikonen” finns funktionerna

  • Återlämna handläggningsuppdrag. Om användaren har fått ett tilldelat ärende så kan det återlämnas med denna funktion.

  • Visa historik visar ärendes hela historik varje gång det har förändrats

• Avbryt återställer formuläret som när det öppnades.

• Spara lagrar ner ärendet i databasen

• X uppe i hörnet stänger formuläret. Om det finns någon ändring i formuläret kommer en kontrollfråga upp.

Processen för att hantera ett ärende

• Inläsning

  • När ett Lantmäteriförrättning rörande kommunens fastigheter är klar läggs protokoll och beskrivningar i en digital folder som fiskas upp av SKFF. Beskrivningsdokumentet maskin-läses och attribut tas från texten och läggs in i ett (eller flera) ärenden med status “Inläst”.

• Tilldelning

  • Administratören får ett e-post meddelande från SKKF och kan gå in och tilldela ärendet till en handläggare.

• Fördelning

  • Handläggaren färdigregistrerar ärendet och fördelar areal i anläggning- och omsättningstillgångar samt ändrar status på ärendet till “Pågående”

• Bokföring

  • Ekonomen bokför ärendet i ekonomisystemet. När alla betalningar och tranasktioner är klar så kan handläggaren stänga ärende och det

• Rapporter och statistik

  • Flera olika typer av användare typ ekonomer, projektledare, planerare etc. kan använda SKFF för att söka, lista och rapportera om fastigheterna och dessa ärenden.

Tabeller (dataslag)

Applikationen består av några tabeller som vi vidare kallar dataslag.

• Ärenden

  • Ärenden är det centrala dataslaget som beskriver varje fastighetsförändring. Ett ärende är verkar alltid till någon av kommunens fastigheter. En förändring kommer oftast från lantmäteriförrättning men kan också vara fristående t.ex. vid köp, försäljning eller justering av areal eller värde. Kommunens lantmäteriavdelning, KLM, lägger alla färdiga förrättningar som berör kommunens fastigheter i en digital utkorg. Den avläses regelbundet direkt av SKFF som bildar ett eller flera ärenden och länkar samman tillhörande förrättningsdokument.

  • I ett ärende fördelas areal och värden i två delar:

  • Anläggning som främst avser gatumark

  • Omsättning som avser köpt mark för annat ändamål en gata och park

• Kommunens fastigheter

  • All kommunens fastigheter finns i en egen tabell och som är länkad till ärenden.

  • Fastighet direkt

    • Fastighet direkt är en webb-tjänst direkt mot Lantmäteriet som används av SKKF att lägga till nya kommunala fastigheter och för att söka och visa fastigheter. Tjänsten har till tillgång till alla fastigheter.

• Projekt

  • Projekt speglar ekonomisystemets projekt och är ett sammanhållande begrepp för flera ärende med gemensamt ändamål.

• Ändamål

  • Ändamål är en lista med de ändamål en fastighetsförändring kan ha.

Processen

• Inläsning

  • När ett Lantmäteriförrättning rörande kommunens fastigheter är klar läggs protokoll och beskrivningar i en digital folder som fiskas upp av SKFF. Beskrivningsdokumentet maskin-läses och attribut tas från texten och läggs in i ett (eller flera) ärenden med status “Inläst”.

• Tilldelning

  • Administratören får ett e-post meddelande från SKKF och kan gå in och tilldela ärendet till en handläggare.

• Fördelning

  • Handläggaren färdigregistrerar ärendet och fördelar areal i anläggning- och omsättningstillgångar samt ändrar status på ärendet till “Pågående”

• Bokföring

  • Ekonomen bokför ärendet i ekonomisystemet. När alla betalningar och tranasktioner är klar så kan handläggaren stänga ärende och det

• Rapporter och statistik

  • Flera olika typer av användare typ ekonomer, projektledare, planerare etc. kan använda SKFF för att söka, lista och rapportera om fastigheterna och dessa ärenden.

Klientens delar

Inloggning

Från iKartan startsida så kan användaren välja att logga in. Om användaren finns inom kommunens domän och automatinloggning är påslagen så räcker det med att klicka på inloggningen för att komma in. Annars anges namn och lösenord.

Anslagstavlan

När användaren har loggats in visas “Anslagstavlan” (http://ikartan.se/weave/useradmin.html). Innehållet är olika beroende på användarens roll. Bilden nedan visar rollen som “Handläggare”

Den översta raden visar vilka klienter som är tillgängliga för användaren. Klickas “ikartans skrivbordklient” så öppnas applikationen.

Raden under visar specifik service för SKFF. Det är dels åtkomst till vanligt använda rapporter och dels snabb statistik om aktuellt läge. För “Handläggaren “ visas antal tilldelade ärenden. Klickas denna så öppnas applikation med tilldelade ärenden som valda.

...

Med rollen som “administratör” visas en hel del mera statistik om antal öppna och inlästa ärenden.

...

• • .