Det här dokumentet går igenom vanligt förekommande arbetsuppgifter

Nya inlästa ärenden

Nya ärenden kommer automatiskt in systemet och hanteras av användare med rollen “Administratör”. Efter inloggning visas hur många nya inlästa ärenden det finns. SKFF aviserar även att det finns nya ärenden via e-post en gång per månad med en länk att klicka på.

När detta kort på anslagstavlan klickas så öppnas SKFF applikationen med “ej tilldelade ärenden” som urval.

Tilldela ärenden

Inne i applikationen visas urvalet som en lista me dess attribut. Dubbelklickas ett ärende så kommer formuläret för detta upp som användaren kan redigera.

Om det finns ett “Projekt” att tilldela så välj det genom ett listval. Om ett nytt projekt ska skapas så finns det en “Ny” knapp uppe till höger som tar fram ett formulär för att lägga till ett projekt.

När ett projekt är valt så fylls fältet “Handläggare” i med tilldelad handläggare från projektet. Om annan handläggare än projektledaren ska tilldelas så kan det göras genom att välja någon annan.

Ärende sparas och är därmed tilldelat till en handläggare.

Registrera ett ärende

Som administratör eller handläggare kan ärenden registreras och slutföras. På anslagstavlan visas tilldelade ärenden till mig. Klickas denna så öppnas applikationen med egna ärenden som urval.

Genom att klicka på en rad av de fyra tilldelade ärendena så visas berörd fastighet i grönt på kartan

Dubbelklickas raden med ärendet (alternativt använda knappen ‘Öppna’) så öppnas redigeringsformuläret. Med rollen som handläggare är vissa fält låsta som projekt, handläggare, Aktnr. LM dnr. Om ärendet avses att registreras färdigt så är det lämpligt att ändra status från ‘Inläst’ till ‘Pågående’. Nu måste ärendes areal fördelas mellan anläggnings- och omsättningstillgång. För att hjälpa handläggaren finns fältet “Kvar att fördela” som ska vara noll innan formuläret sparas. Under sektionen ‘Köpeskilling’ så ändras förändringstyp automatiskt beroende på om arealförändringen är positiv eller negativ till “Köpt” eller “Såld”.

Sektionerna ‘Handpenning’ respektive ‘Värdeförändring’ är kollapsade för det mesta eftersom det oftast inte behövs någon förändring där.

Längst ner i formuläret visas de tillhörande dokumenten. Dokument av typ .docx kan visas direkt i ett fönster. Andra typer av dokument kan hämtas och visas med t.ex. en ordbehandlare.

Värdeförändring beräknas efter arealfördelning, Köpt/Såld, köpeskilling och om motparten också är kommunen. Handläggaren kan ändra den beräknade förändringen genom att klicka i *Manuell förändring'.

Stänga ett ärende

När alla delar av kommunens åtagande för ett ärende är klart så kan ärende avslutas. När status för ärendet ändars till “avslutat” kommer en kontrollfråga upp:

Formuläret blir nu grå-markerat och statusfältet får en röd färg. För att öppna ärendet igen så måste status åter ändras till registrerat. Normalt kommer ett ärende aldrig att behöva öppnas mer när det en gång har stängts.

Ta ut rapporter

Rapporter skapas av ett verktyg för att läsa och presentera data på olika sätt. Det gör det bekvämt för användaren att snabbt få ut önskat data på ett presentabelt vis. De rapporter som finns med i SKFF är

Datumrapport

Gör en lista i Excel av tillgångar för ett visst datum

Periodrapporter