System för kommunens fastighetsförändringar (SKFF)

Fastighessförändringar (SKFF) är en applikation för att registrera alla juridiska förändringar av kommunens fastigheter såsom köp, sälj, avstyckningar, fastighetsregleringar etc. Allt som förändrar areal, värde eller ägare.

Innehållsförteckning med länkar till respektive avsnitt

Syfte

Att på ett säkert men så enkelt som möjligt få med alla förändringar

• Kommunen äger många fastigheter med stora arealer

• Varje år sker många förändringar av innehavet

• Varje fastighet delas upp i anläggning- och omsättningstillgång

• Underlag för förändring är lantmäteriförrättning eller köpekontrakt

• Arealförändringen fördelas på anläggning- och omsättningstillgång

• Värdeförändringen beräknas efter detta

• Fastighetsförändringarna uppdateras periodvis i kommunens ekonomisystem

Nytta

• Dokumentation

  • Fullständig information av varje enskilt ärende och dess historik. Enkelt att ta fram sammanställningar och rapporter

• Myndighetskrav

  • Anläggning och omsättningstillgångar och korrekt bokföring

SKFF applikationen

Inloggning sker via länken http://ikartan.se eller för test http://test.ikartan.se. Med ett klick på inloggningsknappen visas ett fönster för inloggning. Det är möjligt att logga in namn och lösenord eller via kommunens inloggning. Det sistnämnda gör att inloggningen sker automatiskt om användaren finns inom kommunens domän.

Roller

Användarna i SKFF delas in i tre kategorier med olika behörighet

1. Användare

   • De flesta tillhör kategorin användare och kan läsa, söka och ta ut rapporter för all information i SKFF

2. Handläggare

   • Handläggaren är experten på att fördela arealer och värden och har därför behörighet att skapa och handlägga sina tilldelade ärenden.

3. Administratören

   • Administratörens huvudsakliga roll är att dela ut inkommande ärende på rätt handläggare samt att ha kontroll på att ärenden genomförs

Anslagstavlan

Anslagstavlan ser olika ut beroende på vilken roll användaren har. För rollen användare så finns bara ett anslag att gå vidare in i “Skrivbordsklienten”

För handläggaren visas även anslaget “Ärenden tilldelade mig” med en siffra som visar antal ärende som är pågående. Klickas detta anslag så öppnas “Skrivbordsklienten” med de tilldelade ärendena som urval.

För administratören visas dessutom anslag för antal inlästa och pågående ärenden. Klickas något av dessa anslag så öppnas “Skrivbordsklienten” med de ärendena som urval.

Skrivbordsklienten

Det är med skrivbordsklienten (eller webbklienten) som själva arbetet med fastighetsförändringar sker. Den har en generisk design för att klara flera applikationer och data.

Specifikt för Fastighetsförändringar

Kontrollpanelen

Till vänster i applikation finns kontrollpanelen. Som användare med tillgång till SKFF visas fyra dataslag

• Ärenden (som är försatt val vid inloggning)

• Fastigheter kopplade till ärenden (Speciellt för kommunens fastigheter men tillgång till alla fastigheter)

• Projekt (kommunens projekt)

• Ändamål (En lista med olika typer av användning)

Bakgrundskartor kan varias beroende på användarens önskemål

Urvalet visas i kartan om Markeringar är förbockad

Överst i kontrollpanelen finns ett antal funktionsknappar:

Förklaras från vänster till höger:

1. Gå tillbaka till anslagstavlan

2. Rensa aktuellt urval

3. Gå tillbaka till föregående urval

4. Zooma till urvalets utbredning

5. Visa teckenförklaring

Datapanelen

Ovanför datapanelen finns knappar med texten SKFF: NY Öppna.

• Ny visas bara för användare med rollen administratör

  • 

    Som administratör visas en meny med fyra dataslag. När någon av dessa väljs så kommer formulär upp för att skapa en ny post.

• Öppna visas även för handläggare

  • Alternativet till Öppna är att dubbelklicka på dataraden för en viss post.

• Med rollen som enbart användare visar inge av dessa.

Längst till höger visas en lista med alternativa val av listor. Dessa är konfigurerbara och kan anpassas av systemadministratören. Listorna är avsedda för snabb presentation av data från urvalet. Listorna kan också vara summeringar och grupperade listor.

Tabeller (dataslag)

Applikationen består av några tabeller som vi vidare kallar dataslag.

• Ärenden

  • Ärenden är det centrala dataslaget som beskriver varje fastighetsförändring. Ett ärende är verkar alltid till någon av kommunens fastigheter. En förändring kommer oftast från lantmäteriförrättning men kan också vara fristående t.ex. vid köp, försäljning eller justering av areal eller värde. Kommunens lantmäteriavdelning, KLM, lägger alla färdiga förrättningar som berör kommunens fastigheter i en digital utkorg. Den avläses regelbundet direkt av SKFF som bildar ett eller flera ärenden och länkar samman tillhörande förrättningsdokument.

  • I ett ärende fördelas areal och värden i två delar:

  • Anläggning som främst avser gatumark

  • Omsättning som avser köpt mark för annat ändamål en gata och park

• Kommunens fastigheter

  • All kommunens fastigheter finns i en egen tabell och som är länkad till ärenden.

  • Fastighet direkt

    • Fastighet direkt är en webb-tjänst direkt mot Lantmäteriet som används av SKKF att lägga till nya kommunala fastigheter och för att söka och visa fastigheter. Tjänsten har till tillgång till alla fastigheter.

• Projekt

  • Projekt speglar ekonomisystemets projekt och är ett sammanhållande begrepp för flera ärende med gemensamt ändamål.

• Ändamål

  • Ändamål är en lista med de ändamål en fastighetsförändring kan ha.

Processen

• Inläsning

  • När ett Lantmäteriförrättning rörande kommunens fastigheter är klar läggs protokoll och beskrivningar i en digital folder som fiskas upp av SKFF. Beskrivningsdokumentet maskin-läses och attribut tas från texten och läggs in i ett (eller flera) ärenden med status “Inläst”.

• Tilldelning

  • Administratören får ett e-post meddelande från SKKF och kan gå in och tilldela ärendet till en handläggare.

• Fördelning

  • Handläggaren färdigregistrerar ärendet och fördelar areal i anläggning- och omsättningstillgångar samt ändrar status på ärendet till “Pågående”

• Bokföring

  • Ekonomen bokför ärendet i ekonomisystemet. När alla betalningar och tranasktioner är klar så kan handläggaren stänga ärende och det

• Rapporter och statistik

  • Flera olika typer av användare typ ekonomer, projektledare, planerare etc. kan använda SKFF för att söka, lista och rapportera om fastigheterna och dessa ärenden.

Klientens delar

Inloggning

Från iKartan startsida så kan användaren välja att logga in. Om användaren finns inom kommunens domän och automatinloggning är påslagen så räcker det med att klicka på inloggningen för att komma in. Annars anges namn och lösenord.

Anslagstavlan

När användaren har loggats in visas “Anslagstavlan” (http://ikartan.se/weave/useradmin.html). Innehållet är olika beroende på användarens roll. Bilden nedan visar rollen som “Handläggare”

Den översta raden visar vilka klienter som är tillgängliga för användaren. Klickas “ikartans skrivbordklient” så öppnas applikationen.

Raden under visar specifik service för SKFF. Det är dels åtkomst till vanligt använda rapporter och dels snabb statistik om aktuellt läge. För “Handläggaren “ visas antal tilldelade ärenden. Klickas denna så öppnas applikation med tilldelade ärenden som valda.

Med rollen som “administratör” visas en hel del mera statistik om antal öppna och inlästa ärenden.

Med rollen som “kundadministratör” visas även statistik om användning av SKFF samt en meny för att hantera användare. Se avsnitt användarhantering.