Förvaltning av fastigheter och anläggningar

Created by Sven-Ola Svensson
2017-01-30
4 min read

Viamap fortsätter att utveckla vårt anläggningsregister, Spatial Facility Management (SFM). Här beskrivs översiktligt vår arbetsplan.

Övergripande beskrivning av en förvaltningsmodell av geografiskt spridda anläggningar som en applikation av iKartan.

Företag och organisationer som äger eller förvaltar anläggningar såsom fastigheter, infrastruktur, industrier, naturresurser, jord och skog, behöver stöd för att driva sin anläggning. För iKartan lägger nu vi till ett antal samverkande moduler som passar att använda från en enskild skogsfastighet till stora fastighetsbolag. Grundtanken är enkelhet att använda och en tydlig logisk struktur. Skalbarhet och integrering med fastighets- och ekonomisystem är en viktig del i arkitekturen, liksom öppenhet att exportera och importera information.








Bilden visar de register (formulär och listor) som bygger samman förvaltningsmodellen. Pilarna mellan boxarna visar vilka relationerna mellan dessa.

Arbetsflödet

Strukturen i förvaltningsmodellen utgår från att man köper och säljer service även om leverantören och köparen är inom samma organisation. Därför är avtal mellan dessa parter en viktig förberedelse. Med bra avtal är det enkelt att göra beställningar och kapsla in dessa i olika typer av projekt.

Underhållsprojekt gäller ofta för en viss tidsperiod, t.ex. årligen och kommer se lika ut, år för år. Leverantörer kan bytas ut, avtalen kan förändras och beställningen kan förfinas för bästa förvaltning men som i längden kommer att fungera likartat under många år.

Projekt för investeringar, köp och sälj medför ofta många kontakter, möten och stora arbetsmoment. Här fungerar projektet som en kronologisk anteckningsbok med bilagda dokument som underlag för beslut och beställningar. Ingången mot förvaltningsmodellen är antingen organisationens planerade projekt eller kontakter utifrån som önskar service.

Bilden visar exempel på arbetsflöden.

Nytta:

  • Tydliga processer

  • Effektiv planering och utförande

Anläggningen

Anläggningen är en modell av de tillgångar som anläggningen består av. Områden, fastigheter, markanvändning, byggnader, rum och alla typer av faciliteter inne som ute. Anläggningens komponenter kategoriseras och särskiljs med en lista med typer av anläggningsobjekt. Varje typ kan ha regler för hur den relaterar till andra. Prislistor och andra stöd-tabeller kan kopplas till anläggningstyper för att beräkna värden och förvaltningskostnader. Varje anläggningsobjekt har en geografisk figur eller är indirekt kopplad till ett geografiskt objekt. På så vis kan alla objekt i anläggningen visualiseras genom kartan.

Nytta:

  • Hela anläggningen dokumenterad

  • Lätt att ajourföra

  • Visualisera alla typer av attribut genom kartan

  • Värdera, gruppera, kategorisera med stöd av längd, yta, antal

Nyckelattribut är:

  • Namn, Beskrivning

  • Geometri: Punkt, linje eller yta

Beroende av:

  • Typ av anläggningsobjekt

Kopplade objekt:

  • Händelser. Dokument

  • Kartografiskt utseende

Funktion:

  • Relationer till andra objekt

Händelser

Händelser är något som skett vid en viss tid. Det kan vara anteckningar, möten, beslut, anmälan m.m. Händelser är alltid kopplade till något överordnat objekt såsom planering, projekt eller arbeten. Passar fint att använda mobilen för att lägga in en händelse så inget går förlorat.

Nytta:

  • Alla som är värt att noteras läggs in och kategoriseras

Nyckelattribut är:

  • Datum

  • Namn, Beskrivning

  • Typ (Lista med typer som kan redigeras) t.ex. Projektmöte, notering, Milstolpe, beslut

Beroenden av antingen (entity och id):

  • Planering, Projekt, Arbeten, Anläggning

Kopplade objekt:

  • Dokument


Dokument

Alla typer av dokument och filer lagras och kan koppla till alla andra register. Dokument kan sökas genom kartan eller som bilagor andra register.

Nytta:

  • Alla typer av dokument är åtkomliga och automatiskt kategoriserade efter karta, anläggningar, projekt m.m.

  • Ritningar kan visualiseras från webb eller mobil. Möjligt att mäta

Nyckelattribut är:

  • Namn, Beskrivning

  • Dokumentet

Beroende av:

  • Minst ett av alla andra typer av register

Planering

Här beskrivs kommande projekt avseende på investering och underhåll.

Syftet är att få grepp om kostnader och intäkter genom att kommande projekt kan budgeteras och planeras i tid. Planerade projekt kan ligga långt fram i tiden och en del sorteras bort genom att förutsättningar förändras.

Nytta:

  • Alla framtida projekt är dokumenterade

  • Beslutsunderlag för budget och vilka projekt som skall startas

  • Planering i tid och balans mellan intäkter och kostnader

Nyckelattribut är:

  • Planerad i tid: Startdatum.

  • Budget: Planerad kostnad eller intäkt

  • Prioritet:. Låg, medel, hög

  • Namn, Beskrivning:

  • Geometri: Punkt, linje eller yta

Kopplade objekt:

  • Händelser

  • Dokument

Funktion:

  • Kan föras över till ett projekt

Projekt

Projekt kan beskrivas som en container för flera sammanhängande arbeten under en specificerad tidsperiod.

Syftet är att hålla reda på beställda arbeten, kostnader respektive intäkter, händelser och dokument.

Nytta:

  • Samlar alla beställningar och arbeten under ett projekt

  • Uppföljning på tid, status, kostnader

Nyckelattribut är:

  • Start och slutdatum

  • Status: Planerad, started, vilande, avbrutet, avslutad

  • Identitet: Automatgenererat läsbart id, t.ex. P2017:02

  • Namn, Beskrivning:

  • Geometri: Punkt, linje eller yta

Beroende av:

  • Anläggningsobjekt (De anläggningar som projektet avser, Entitet och ID)

Kopplade objekt:

  • Beställningar, Händelser, Dokument

Beställningar

Beställning avser ett eller fler arbeten mot en leverantör. Syftet är att beställa alla arbeten av en utförare även om det är inom organisationen. Här om möjligt så kan koppling ske mot externt ekonomisystem så att verifikationer kan hanteras.

Nytta:

  • Kontroll över avtal avseende beställare och arbeten

Nyckelattribut är:

  • Leverantör och kontaktperson med kontaktuppgifter

  • Namn,Beskrivning

  • Identitet: Automatgenererat läsbart id, t.ex. B2017:02

  • Lista med arbeten

  • Beställningens avtalade värde  (kronor)

  • Uppföljning av värde summerat från arbeten (kronor)

Beroende av:

  • Leverantör och arbeten

Kopplade objekt:

  • Händelser

  • Dokument

Arbeten

Arbeten specificerar ett jobb som skall utföras. Syftet är att tydligt beskriva vad som skall utföras. Ofta kan ett kontrakt biläggas till en beställning och dess arbeten som beskriver villkoren.

Nytta:

  • Kontroll över alla beställd och planerade arbeten

  • Kan visualiseras på kartan och sorteras efter status eller andra attribut

Nyckelattribut är:

  • Namn, Beskrivning

  • Datum när arbetet skall påbörjas och avslutas

  • Information om kvantitet och mängd

  • Information om arbetet skall repeteras och villkor för detta

  • Värde besluat

  • Värde fakturerat

  • Geometri: Punkt, linje eller yta

  • Status Beställt, påbörjats, avslutat, avbrutit

Beroende av:

  • Beställning

Kopplade objekt:

  • Händelser

  • Dokument

Funktioner

  • Hämta geometriska uppgifter som areal, längd antal från geometri.

Leverantörer och kunder

Namn och fakturaadress på leverantörer och kunder. Syfte är att alla köp och sälj organisationer är registrerade tillsammans med nödvändiga uppgifter.

Nytta:

  • Leverantörer och kunder lätt tillgängliga

Nyckelattribut är:

  • Namn på organisation, avdelning etc.

  • Address faktura

  • Huvudkontakt, kontaktuppgifter

  • Länk till kontakter

Beroende av:

  • Kontakter

Kopplade objekt:

  • Händelser

  • Dokument

Kontakter

Kontaktuppgifter för ansvariga personer hos leverantören

Nytta:

  • Direkt kontakt med ansvariga personer

Nyckelattribut är:

  • Namn, adress, e-post, telefon

Beroende av:

  • Leverantörer, kunder


Avtal

Avtal används för att söka och registrera kontrakt och avtal. Syftet är att hålla ordning på avtal.

Nytta:

  • Översikt av alla avtal

Nyckelattribut är:

  • Avtalsnummer, namn och beskrivning

Beroende av:

  • Leverantörer, kunder och avtalets dokument

Kopplade objekt:

  • Händelser

  • Dokument

Ärende

Ärende är en intern eller extern förfrågan som skall behandlas. Syftet är att inkommande förfrågningar behandlas och återkopplas. Ett ärende ofta leder till ett arbete men alltid en återkoppling.

Nytta:

  • Håller samman utförande och återkoppling mot förfrågan

  • Dokumenterar alla ärenden

Nyckelattribut är:

  • Ärende ID, Namn, beskrivning

  • Status Mottagen, Bearbetas, Stängd

Beroende av:

  • Förfrågan

Kopplade objekt:

  • Kontakter

  • Händelser

  • Dokument

Förfrågan

Förfrågan är en inkommande anmälan om något som skall besvaras eller åtgärdas. Förfrågan leder ofta till ett ärende men skall alltid besvaras och stängas så snart som möjligt.

Nytta:

  • Formaliserad dialog med kunder, allmänhet, press etc.

Nyckelattribut är:

  • Namn och beskrivning

  • Status: Inkommen, Bearbetas, Stängd

  • Anmälare

Beroende av:

  • Kundtjänst eller automatiserad felanmälan

Kopplade objekt:

  • Ärenden

  • Händelser

  • Dokument