1 Uppdragsbeskrivning

Uppdragsbeskrivningen baseras dels på avtalet mellan Huddinge kommun och Viamap och dels på en pågående genom möten och korrespondens mellan parterna under tiden som detta dokument tas fram. Sammanfattande för uppdraget är ett “system vars syfte är att kunna bearbeta information från Lantmäteriet för att sammanställa en digital och överskådlig bild över alla fastighetsförändringar som sker på kommunens mark”. Avtalet med bilagor för kravspecifikationen ger ramverket för uppdraget medan möten mellan parterna ger en gemensam bild hur systemet ska fungera och verka.

Avvikelser i terminologi avseende roll

Det här dokumentet följer kravspecifikationen. När vi finner något som kan missförstås så antecknas det här

Roller i skff

I dokumentet använder vi följande namn för olika rollar

2 Övergripande om SKFF

Dataslag

Externa

Fastighetsytor, fastighetsid och bakgrundskartor hanteras som direkttjänst mot Lantmäteriet. (Alternativt från Huddinge kommun)

Fastighet

Fastighet är den juridiska markytan och är en primär nyckel för ärenden. Ett ärende tillhör alltid en fastighet. Ett projekt kan omfatta flera fastigheter. En fastighet kan ha kopplingar till många ärenden.

Nationellt fastighets-ID och dess geometri hämtas externt

Ärenden

Ärenden är det centrala informationsmängden i SKFF. Ett ärende är en digitaliserad form av ett Lantmäteriförrättning (ett dokument). Dokumentet styckas upp i systematiska delar som med automatik läggs in som olika fält i ärendet. Användaren kompletterar med ytterligare information och kontrollerar att informationen är rätt inläst.

Sakägare(motpart) och fördelning av arealer kan vara flera

Projekt

Projektet är en parallell och underordnat projektsystemet UBW. ‘Namn’ och ‘projekttid’ hämtas därifrån medan ‘handläggare’ och ‘status’ är lokala. Syftet med projektet är att hålla samman ärenden som tillhör samma projekt så att det går att rapportera kostandssummor m.m.

Dokument

Dokument är främst de dokument som är grunden för ärendet men i övrigt kan valfria dokument laddas in. Dokumentet måste ha en relation till ett ärende.

Datastruktur

Se bilaga datastruktur

Inläsning från dokument

Alla ärende skapas från Lantmäteriets protokoll och beskrivningar som Word-filer. Eftersom ärende vilar på dessa dokument så är strategin är att läsa in och läsa av dokumentet systematiskt, skapa ett ärende och fylla i vissa attribut. Om något värde inte blir inläst, så ska dokumentet vara lätt tillgängligt under registreringen av ärendet. Den här delen ska automatiseras så mycket som möjligt så fort nya Lantmäteriprotokoll dyker upp.

2 SKFF viktiga arbetsprocesser

Bevakning av inkommande dokument

Huddinge kommuns lantmäteri (KLM) har en vedertagen rutin att lägga de förrättningsdokument som avses kommunens fastigheter på en plats i filsystemet i en namngiven katalog. Denna rutin ska bibehållas. Användarna av SKFF vill inte bevaka denna katalog utan önskar att SKFF ska bevaka och hämta upp nytillkomna förrättningar med automatik. Problemställningen är därför: Bevaka och läsa in alla nytillkomna dokument.

1. Åtkomst till denna katalog från SKFF mot kommunen hanteras tillsammans med sakkunnig på Huddinge kommun. SKFF ansluts till en tjänst/åtkomstplats som ges av kommunen. Metoden kan variera så länge den löser frågan “bevaka och hämta nytillkomna dokument”

Den här processen är en helt automatisk funktion som kan startas av en knapptryckning i applikationen eller av systemklockan med ett givet tidsintervall

Inläsning av dokument

Den här processen är också en automatisk funktion med en bred uppgift:

• Tolka dokumentet

• Skapa ärende och fylla i vissa av fälten

• Spara ärendet med status “inläst”.

• Spara och länka dokumentet till ärendet

Funktionen startas från “bevaka och hämta nytillkomna dokument” men kan också startas genom applikationen

Nu sker ett antal automatiska steg. Ordningen på dessa

Registrering av fastighet

Denna process kan nås som en funktion i applikationen men är också inbäddad i andra automatiska processer.

Manuell skapande av ärende

Det är kanske inte relevant att skapa ett ärende manuellt men kan vara pedagogiskt att förstå processen. Här antas ett lantmäteriprotokollen vara i pappersform som underlag för ärendet.

Ärendegranskning

Ekonomiavdelningen granskar faktiska intäkter/kostnader genom att jämföra med SKFF

Gemensam lägesbild

Samtliga användare ska ha möjlighet att söka på projekt, ärenden, fastigheter med olika attribut eller genom kartan för att skapa en selektion som underlag för datalistor, kartbilder eller rapporter med samlad statisk information.

3 Klientens utformning

Inloggning

För att få åtkomst till SKFF måste användaren logga in. Om inloggningen sker kopplad mot Huddinge så används dess inloggning. Annars ser den ut som bilden nedan

1. Inloggningsrutin tas fram tillsammans med beställaren

Open

Startsidan

Efter inloggning visas en sida som är till för administratörer, för att visa aviseringar till användarna, för att välja applikation och för att administrera egna inloggningsuppgifter. Bilden visar hur det ser ut för en vanlig användare utan administrationsrättigheter. Det går att runda den här sidan och komma direkt till applikationen.

Open

Arbetsklienten

I arbetsklienten sker det huvudsakliga arbetet .

1. Layout och logik för klienten som beskrivs nedan är som den som de flesta av våra applikationer. Det finns utrymme för beställaren att komma med önskemål om förändringar.

Klienten är uppdelad i tre paneler: Karta, data och kontroll. Dessa paneler samverkar med varandra. Bilden visar en sådan klient och byter man ut “Fastighet” mot “Ärenden” och “Basinformation” mot “Ärenden” så kommer den likna hur vi tänker oss SKFF.

Kontrollpanelen (1)

I kontrollpanelen hanteras kartlager och dataslag. Bilden visar att att dataslaget fastigheter är aktivt

Kartpanelen (2)

Kartpanelen visar kartan och hanterar den geografiska delen av data (t.ex. fastighet). I kartan kan data sökas genom att dra och peka ut områden. Speciella karteman kan definieras, (tex. fastigheter som har förändrats under detta år).

Datapanelen (3)

I den här panelen hanteras attributdata. Här visas data som tabellform. Ett dataslag kan ha flera vyer av data såsom grunddata, aggregerad data (t.ex. arealsummor och ersättningsnivåer) eller information från relaterade data (te.x. projekt och fastigheter). Datapanelen interagerar med kartan genom att kartobjektet (t.ex. fastigheten) markeras när en rad i datapanelen klickas eller zoomas till ett visst kartobjekt. Härifrån styras också sök- och redigeringasformulär.

Funktioner

Arbete med Arbetesklienten medför tillgång till många standardiserade funktioner som (t.ex. utskrift av rapporter och dokumenthantering). Detta gör att för en specialanpassad applikation som SKFF så behöver inte allt ny-utvecklas.

Kundadministratör

Med rollen kund-administratör får användaren tillgång till att hantera användare och användargrupper.

Genom användargrupper tilldelas roller för en grupp användare. Roller kan vara tillgång till data, rapporter, funktioner i klienten eller vilka fält som får redigeras.

Användarna skapas av kund-administratören. De tilldelas en användargrupp men kan också få personliga roller. Varje användare kan hantera sina egna personliga uppgifter.

4 Utformning av SKFF

I det här avsnittet beskriver vi hur SKFF kommer att se ut för användarna. Med ovan beskrivna processer och klientens utformning så beskriver hur applikationen kommer att hjälpa användaren.

1. I det här dokumentet har vi gjort en geografisk koppling till projekt, fastighet och ärende. Beställaren kan avgöra vad som är önskvärt att he en geografisk koppling.

Rollen som administratör

Lägga till och redigera projekt

Administratören väljer dataslag “Projekt”.

Administratören trycker sedan på knappen ‘skapa en ny post’ (plus en kvadrat) så att inmatningsformuläret för nytt projekt visas. Formuläret fylls och posten sparas

När posten är sparad visas data och geografisk utbredning

Genom att klicka på redigera-ikonen (Penna i en kvadrat) så kan administratören redigera projektet, t.ex. ändra handlägggare

Lägga till ärenden till ett projekt

1. Här finns det möjlighet att redigera fler poster samtidigt. D.v.s. flera ärende väljs och redigeringsformuläret visar bara de attribut som kan ändra för flera ärenden samtidigt, t.ex. relation till ‘projekt’ och ärendets ‘status’

Dataslag ‘Ärenden’ väljs och det (eller de) ärenden som ska redigeras markeras i datapanelen.

Därefter klickas redigera-ikonen (Penna i en kvadrat) så att formuläret för redigering kommer fram. En lista visas för de projekt som finns och en kan väljas.

Ärendena är nu knutna till ett projekt.

Registrerar nytillkomna ärenden

För att göra det bekvämt för användaren förbereds arbetsklienten så att den är klar för uppgifter som ska göras. För administratören så ska nya ärende visas så att de lätta kan registreras

Bilden visar att det finns tre nya ärenden. administratören bestämmer sig för att uppdatera den första posten.

Om administratören behöver tillgång till originaldokumenten så klickar administratören på ikonen med “gemet”. En lista med de dokument som tillhör ärendet kan då laddas upp. Om webbläsaren har en förgranskning, så visas dokumentet i en flik intill så att det är lätt tillgängligt.

Genom att klicka på redigera-ikonen (Penna i en kvadrat) så öppnas redigeringsformuläret.

administratören fyller de uppgifter som ska ändras. Om alla uppgifter är OK så ändras status till “Registrerat”

Tryck på “Spara” och ärendet är registrerat

Rollen som handläggare

Redigera fastighet

Handläggaren väljer dataslag ‘Fastigheter’ och söker upp den fastighet som ska redigeras. Det kan göras genom att söka på attribut (ikonen men kikare), och välja fastighet från lista eller klicka på kartan.

Data om fastigheten visas i datapanelen. Genom att trycka på redigera-ikonen så kommer formuläret upp. Kolumnerna kan nu uppdateras.

1. Eftersom registreringen av fastigheten sker genom en funktion som hämtar id, beteckning och areal från Lantmäteriet så bör det vara lämpligt att dessa fält inte går att ändra av användaren

Redigera egna ärenden

1. Handläggaren kan bara redigera egna ärenden.

Handläggaren söker på attribut (ikonen men kikare) och väljer en eller flera attribut för att hämta önskade ärenden

Ärendena visas i datapanelen. Genom att klicka på dataraden så visas ärendet med en nål i kartan och handläggaren klickar sen på redigera ikonen för att hantera ärendet.

I redigeringsformuläret ändras de poster som önskas

Redigera motparter och kommenterar

Eftersom det oftast förkommer flera motparter till ett ärende så hanteras de som egna redigeringsformulär. Handläggaren väljer listan med motparter och kan sen välja att lägga till en ny. ta bort eller redigera en motpart.

På bilden ovan så är listan motparter vald (inom rött) och och en data-rad markerad (i gult). När redigeraknappen klicka så kommer formuläret upp för redigering. Observera att i listan så är fältet ‘belopp’ ett uträknat fält från ärendets ersättningsbelopp.

1. Ovan exempel kan se annorlunda ut. Vi kan t.ex. tänka oss redigeringen som en tabell där alla delägarna redigeras samtidigt

Rollen som användare

Användaren kan söka och visa all information i SKFF men kan inte redigera.

Listor

Listorna kan vara aggregerade från sökningen så att de visar summerade eller grupperade data

Bilderna ovan visar exempel på listor som grupperats

Rapporter

Rapportmallar kan skapas för olika ändamål. Den kan innehålla attributdata, kartor, diagram m.m. som kan sättas samman till en lättläst och snygg design