Det här dokumentet går igenom vanligt förekommande arbetsuppgifter
Eftersom SKFF är hierarkiskt rollstyrt så struktureras arbetsuppgifterna efter rollerna användare, handläggare och administratör
Användare
Ta ut rapporter
Rapporter skapas av ett verktyg för att läsa och presentera data på olika sätt. Det gör det bekvämt för användaren att snabbt få ut önskat data på ett presentabelt vis. Frekvent använd rapporter finns tillgängliga direkt från anslagstavlan. Alla rapporter finns tillgängliga från utskriftsikonen i applikationen.
Rapporterna högst upp i utskriftsmenyn är inte bundna till något urval i applikationen och kan köras direkt utan beroende. De rapporter som finns under fliken “Fastighet direkt” och “Ärenden” är använder urvalet från respektive dataslag som indata för rapporten.
Datumrapport
Gör en lista i Excel av tillgångar för ett visst datum
Periodrapporter
Periodrapporter visar fastighetsförändringar under en viss period. Det finns fyra varianter:
Anläggning
Omsättning
Totalt (summa anläggning och omsättning)
Detaljerad (visar även varje ärende under perioden)
Indata för rapporten är start och slutdatum. Om “Inkludera fastigheter utan förändringar” är “Nej” kommer bara fastigheter med som har förändrats under perioden. Ingående balans avser startdatum och utgående balans avser slutdatum.
Jämförelser av arealer mot Lantmäteriet
Den här rapporten jämför utvalda eller alla kommunens fastigheter mot aktuell areal hos Lantmäteriet. Arealer ska alltid stämma överens förutom när ett ärende ännu inte fördelas.
Välj dataslag “Fastigheter” genom att klicka så att raden markeras
Klicka på knappen med “Kikaren” i datapanelen så att sökformuläret kommer upp.
Klicka i “Alla fastigheter” och tryck på “Sök”
Nu söks alla fastigheter som är registrerade i SKFF
Klicka på Rapporter och välj “Jämför areal med Lantmäteriet från utvalda fastigheter
När rapporten är klar så klickas länken för att hämta rapporten. Den kommer i Excel format (.xlsx).
Handläggare
Registrera ett ärende
Som administratör eller handläggare kan ärenden registreras och slutföras. På anslagstavlan visas tilldelade ärenden till mig. Klickas denna så öppnas applikationen med egna ärenden som urval.
Genom att klicka på en rad av de fyra tilldelade ärendena så visas berörd fastighet i grönt på kartan
Dubbelklickas raden med ärendet (alternativt använda knappen ‘Öppna’) så öppnas redigeringsformuläret. Med rollen som handläggare är vissa fält låsta som projekt, handläggare, Aktnr. LM dnr. Om ärendet avses att registreras färdigt så är det lämpligt att ändra status från ‘Inläst’ till ‘Pågående’. Nu måste ärendes areal fördelas mellan anläggnings- och omsättningstillgång. För att hjälpa handläggaren finns fältet “Kvar att fördela” som ska vara noll innan formuläret sparas. Under sektionen ‘Köpeskilling’ så ändras förändringstyp automatiskt beroende på om arealförändringen är positiv eller negativ till “Köpt” eller “Såld”.
Sektionerna ‘Handpenning’ respektive ‘Värdeförändring’ är kollapsade för det mesta eftersom det oftast inte behövs någon förändring där.
Längst ner i formuläret visas de tillhörande dokumenten. Dokument av typ .docx kan visas direkt i ett fönster. Andra typer av dokument kan hämtas och visas med t.ex. en ordbehandlare.
Värdeförändring beräknas efter arealfördelning, Köpt/Såld, köpeskilling och om motparten också är kommunen. Handläggaren kan ändra den beräknade förändringen genom att klicka i *Manuell förändring'.
Beräkningen av värdeförändringen görs enligt följande:
Köp från annan fastighetsägare
Total värdeförändring = köpeskilling som fördelas procentuellt av arealfördelningen
Sälj till annan fastighetsägare
Anläggningstillgång(Värdeförändring)= Anläggningstillgång(värde) / Anläggningstillgång(areal) * Anläggningstillgång(arealförändring)
Omsättningstillgång(Värdeförändring) = Omsättningstillgång(värde) / Omsättningstillgång(areal) * Omsättningstillgång(arealförändring)
Köp från egen fastighet
Om köpeskilling erhålls (> 0)
Total värdeförändring = köpeskilling som fördelas procentuellt av arealfördelningen
Annars fördelas värdeförändring i enlighet med punkt 2
Sälj till egen fastighet
Värdeförändringen fördelas i enlighet med punkt 2
Stänga ett ärende
När alla delar av kommunens åtagande för ett ärende är klart så kan ärende avslutas. När status för ärendet ändars till “avslutat” kommer en kontrollfråga upp:
Formuläret blir nu grå-markerat och statusfältet får en röd färg. För att öppna ärendet igen så måste status åter ändras till registrerat. Normalt kommer ett ärende aldrig att behöva öppnas mer när det en gång har stängts.
Administratör
Nya lantmäteriärenden
När kommunens lantmäteri (KLM) är klara med en förrättning som påverkar kommunens fastigheter så läggs dess dokument i en anvisad katalog där en integrationstjänst, en i kommunen och en i iKartan) tar hand om dokumentet så att de hamnar i SKFF. Där läses förrättningsdokumentet av och en nytt inläst ärende skapas.
Nya ärenden kommer automatiskt in systemet och hanteras av användare med rollen “Administratör”. Efter inloggning visas hur många nya inlästa ärenden det finns. SKFF aviserar även att det finns nya ärenden via e-post en gång per månad med en länk att klicka på.
När detta kort på anslagstavlan klickas så öppnas SKFF applikationen med “ej tilldelade ärenden” som urval.
Tilldela ärenden
Inne i applikationen visas urvalet som en lista me dess attribut. Dubbelklickas ett ärende så kommer formuläret för detta upp som användaren kan redigera.
Om det finns ett “Projekt” att tilldela så välj det genom ett listval. Om ett nytt projekt ska skapas så finns det en “Ny” knapp uppe till höger som tar fram ett formulär för att lägga till ett projekt.
När ett projekt är valt så fylls fältet “Handläggare” i med tilldelad handläggare från projektet. Om annan handläggare än projektledaren ska tilldelas så kan det göras genom att välja någon annan.
Ärende sparas och är därmed tilldelat till en handläggare.
Lägga till fastighet
Fastigheter som inte finns med i SKFF måste registreras. Samtidigt måste också ett ärende skapas med en ingående balans.
De fall som en fastighet måste registreras är vid ny-förvärv av en fastighet. Registrerade fastigheter i SKFF ska alltid vara matchade mot Lantmäteriet genom frågan “Visa alla fastigheter där Huddinge kommun är lagfaren ägare”.
Registrera fastigheten och skapa ett ärende med ingående balans
I detta fallet registrerar vi fastigheten samtidigt som vi skapar ärendet. Alternativt kan fastigheten registreras genom “Ny Fastighet”.
Börja med med ett nytt ärende.
När ärendeformuläret kommer upp så klickas listan “Fastighet”. Tryck p “Ny” fastighet
I detta fallet så ska vi registrera “Flygtornet 12” med arealen 11 780 kvm. En uppgift vi fått från antingen ett protokoll eller genom att söka fastigheten under dataslag “Fastighet”.
“Flygtornet 12” skrivs in i fältet för fastighet. Listan uppdateras då med förslag för varje ny bokstav och när namnet finns med i listan så kan vi välja detta och sedan klicka på “Spara”.
Åter till ärendet så fylls fältet “Status” in som “Inläst”, fältet “Åtgärd” som “Korrigering”, “Datum” anges och under “Arealförändring” anges “Förändring” till 11780 kvm. När ärendet sparas så blir det ett inläst men ej areal-fördelat ärende.
Första gången systemet används så importeras kommunens ägda fastigheter. Då skapas även det första ärendet som innehåller fastighetsbeteckning och ingående balans för arealen. Statusen sätts som inläst och åtgärden som “korrigering”
Fördela ärendet
Nu återstår att fördela arealen och lägga till ett värdeför fastigheten samt eventuellt lägga till något dokument.
Markera “Flygtornet 12” och klicka på “Öppna”
I ärendeformuläret fördelar vi först arealen. I detta fallet fördelas hela arealen som en “Anläggningstillgång”. Kvar att fördela blir då 0
Värdet sätts genom att klicka i “Värdeförändring” och “Manuell förändring”. Då tillåts värdet att fyllas i manuellt. Värdet bestäms av användaren genom t.ex. köpeprotokoll eller vad kommunens experter värderar den. Här är värdet fiktivt satt till 46 920 kr.
Det är rådligt att skriva in en kommentar, speciellt för nya och korrigerade ärenden samt lägga till de dokument som är underlag för anskaffandet av den nya fastigheten.
Slutligen så ändras “Status” till “Avslutat” innan ärendet sparas.
Korrigera arealen för en fastighet
När ett ärende har avslutats ska arealen för den aktuella fastigheten vara lika med Lantmäteriets registrerade areal. Det finns en rapport i SKKF, “Jämför areal med Lantmäteriet för utvalda fastigheter”. Den körs genom att använda dataslag “Fastigheter” Fastigheter som ska vara med i rapporten väljs genom sökformulär eller genom att dra/peka i kartan. I exemplet nedan så visas en fastighet som har -6 499 kvm mindre areal än Lantmäteriet.
Orsaken till differensen tas inte upp här.
Skapa ett korrigeringsärende
Använd dataslag “Ärenden” och sök fastigheten “UTSÄLJE 1:101”.
Lista med alla ärenden visas som default i datalistan, där ärendena är sorterade med senaste högst upp.
Det finns flera listor att välja mellan. Väljs “Summa ändringar totalt” så visas aktuell utgående balans summerad från alla ärenden.
Nästa steg är att skapa ett nytt ärende för att korrigera den felaktiga arealen. Välj “Ny” “Ärende” från datapanelens knappar.
Börja med att välja fastighet. Välj status korrigering och dagens datum. Lägg sedan in “Förändring” under “Arealförändring” och fördela arealen mellan “Anläggningstillgång” och “Omsättningstillgång”.
Värdeförändringen beräknas normalt ut av SKFF men vid ett korrigeringsärende kanske även värdet korrigeras. Genom att kryssa i “Manuell förändring” så blir fälten “Förändring” redigeringsbara.
Det är speciellt viktigt att skriva en kommentar för ett korrigeringsärende för att söka och förstå varför det har gjorts.
För att kunna lägga till dokument måste ärendet först sparas och hämtas upp igen. Välj “Status” och spara. Om inga dokument ska bifogas väljs “Status” som “Avslutat”. Om dokument skall läggas till hämtas ärendet upp i redigeringsformuläret.
Klicka på “Ladda upp dokument” för att hämta relaterade dokument för ärendet
