System för kommunens fastighetsförändringar (SKFF)

Fastighessförändringar (SKFF) är en applikation för att registrera alla juridiska förändringar av kommunens fastigheter såsom köp, sälj, avstyckningar, fastighetsregleringar etc. Allt som förändrar areal, värde eller ägare.

Innehållsförteckning med länkar till respektive avsnitt

Syfte

Att på ett säkert men så enkelt som möjligt få med alla förändringar

• Kommunen äger många fastigheter med stora arealer

• Varje år sker många förändringar av innehavet

• Varje fastighet delas upp i anläggning- och omsättningstillgång

• Underlag för förändring är lantmäteriförrättning eller köpekontrakt

• Arealförändringen fördelas på anläggning- och omsättningstillgång

• Värdeförändringen beräknas efter detta

• Fastighetsförändringarna uppdateras periodvis i kommunens ekonomisystem

Nytta

• Dokumentation

  • Fullständig information av varje enskilt ärende och dess historik. Underlag för att ta fram sammanställningar och rapporter

• Myndighetskrav

  • Korrekta anläggnings- och omsättningstillgångar samt bokföringskrav

SKFF applikationen

Inloggning sker via länken http://ikartan.se eller för test http://test.ikartan.se. Med ett klick på inloggningsknappen visas ett fönster för inloggning. Det är möjligt att logga in namn och lösenord eller via kommunens inloggning. Det sistnämnda gör att inloggningen sker automatiskt om användaren finns inom kommunens domän.

Roller

Användarna i SKFF delas in i tre kategorier med olika behörighet

1. Användare

   • De flesta tillhör kategorin användare och kan läsa, söka och ta ut rapporter för all information i SKFF

2. Handläggare

   • Handläggaren är experten på att fördela arealer och värden och har därför behörighet att skapa och handlägga sina tilldelade ärenden. Här rollen som användare

3. Administratör

   • Administratörens huvudsakliga roll är att dela ut inkommande ärende på rätt handläggare samt att ha kontroll på att ärenden genomförs. Har också rollen som handläggare och användare

Anslagstavlan

Anslagstavlan ser olika ut beroende på vilken roll användaren har. För rollen användare så finns bara ett anslag att gå vidare in i “Skrivbordsklienten”

Open

För handläggaren visas även anslaget “Ärenden tilldelade mig” med en siffra som visar antal ärende som är pågående. Klickas detta anslag så öppnas “Skrivbordsklienten” med de tilldelade ärendena som urval.

Open

För administratören visas dessutom anslag för antal inlästa och pågående ärenden. Klickas något av dessa anslag så öppnas “Skrivbordsklienten” med de ärendena som urval.

Skrivbordsklienten

Det är med skrivbordsklienten (eller webbklienten) som själva arbetet med fastighetsförändringar sker. Den har en generisk design för att klara flera applikationer och data.

Specifikt för Fastighetsförändringar

Kontrollpanelen

Till vänster i applikation finns kontrollpanelen. Som användare med tillgång till SKFF visas fyra dataslag

• Ärenden (som är försatt val vid inloggning)

• Fastigheter kopplade till ärenden (Speciellt för kommunens fastigheter men tillgång till alla fastigheter)

• Projekt (kommunens projekt)

• Ändamål (En lista med olika typer av användning)

När ett lager bockas för betyder det att de visas i kartan. T.ex. för ärenden så visas symboler var ärenden finns. Symboliken kan filtreras så att enbart “Mina ärenden” visas.

Med knappen “Teckenförklaring” visas symboliken.

Bakgrundskartor kan varias beroende på användarens önskemål

Urvalet visas i kartan om Markeringar är förbockad

Överst i kontrollpanelen finns ett antal funktionsknappar:

Förklaras från vänster till höger:

1. Gå tillbaka till anslagstavlan

2. Rensa aktuellt urval

3. Gå tillbaka till föregående urval

4. Zooma till urvalets utbredning

5. Visa teckenförklaring

Kartpanelen

Överst till vänster finns några funktionsknappar

1. Panorera - selektera är förvald knapp för att navigera i kartan. Vänster musknapp hålls nere medan kartan flyttas. Scrollhjulet skalar kartan. Om musen är stilla när vänsterknappen klickas så väljs underliggande objekt till urvalet.

2. Gör urval i kartan men någon av de funktioner som finns under knappen.

   Det finns tre olika figurer med fyra olika val. 1) Ny sökning, 2 Lägg till sökning, 3 Ta bort sökning 4) söka från sökning.

3. Mäta sträcka och polygon

Överst till höger finns fler funktioner

1. Snabbsök för SKFF är adresser och fastigheter inom eller nära Huddinge kommun. Skriv in en eller flera fraser i namnet på det sökta. Förstärk sökningen med “adr” eller “fas” för att tvinga sökning mot adress eller fastighet. Sök t.ex. “glad” så kommer en lista med adresser för Gladövägen upp. Sök istället “Glad fast” så kommer

2. Länkar till dokumentation

3. Utloggning

Högerklickas i kartan kommer en meny upp med ett antal funktioner. Identifiera tar fram all information rakt under muspekarens position.

I kartan visas även aktuell kartaskala och koordinaterna för muspekarens position i Latitud och Longitud (GPS koordinater)

Datapanelen

I datapanelen samlas all attributdata. Urvalet visas som listor för aktiv dataslag (ärenden, fastigheter, projekt och ändamål). Det kan vara flera listor för ett datalag. Olika detaljeringar, summerade listor etc. Längst till vänster högst upp kan användaren välja önskat lista. Varje kolumn i lista kan sorteras genom att klicka på rubriken.

Överst till vänster finns ett antal funktioner. De första fyra är beroende av att en eller flera rader är markerade i listan. Fösta knappen panorerar till markerade poster i listan och den andra zoomar. Tredje knappen tar bort markerade rader och den fjärde behåller enbart de markerade raderna.

Med femte funktionen kan listan exporteras till html eller Excel format.

Den sjätte funktionen med kikaren visar en panel med sökformulär. De är kopplade till aktuellt dataslag. För ärenden finns det ett långt formulär med många sökalternativ. För fastigheter finns flera formulär. Ett för SKFF fastigheter, ett med kategorier kommun, trakt och block och ett med fritextsökning

På samma sätt som för sökning i kartan så finns det fyra val:

1. Sök, Helt ny sökning

2. Lägg till, lägger till befintlig urval

3. Ta bort, tar bort från befintlig urval

4. Förfina, söker från befintligt urval

Till höger om texten SKFF: så är funktionerna bundna till SKFF.

Ny används för att skapa en ny post av de dataslag som visas i menyn när knappen klickas. När något av dessa val klickas så kommer ett formulär upp anpassat efter dataslaget.

Öppna används för att redigera en post. Markera först en post i listan och klicka sen på Öppna elle alternativet dubbelklicka direkt på posten

Rapporter. När rapporter klickas så kommer det upp en meny med tillgängliga rapporter. De fem första är oberoende av dataslag eller urval. Den sista rapporten kräver att det finns ett urval av fastigheter.

Väljs t.ex. Periodrapport total så kommer det upp ett formulär där användaren fyller i nödvändiga parameterar

När rapporten håller på att skapas så visas det med “jobbar på” ikon. Väl färdig så kommer denna skylt upp. Klicka på länken för att öppna dokumentet.

Formulär för SKFF

Ärenden är det primära formuläret för applikationen. Formuläret är uppdelat i sektioner för att vara lätt att förstå:

• Basinformation innehåller den grundläggande och administrativa informationen

• Motpart om motpartens fastighet och dess ägare

• Arealförändringen den viktigaste delen att fördela arealen mellan anläggning och omsättning.

• Köpeskilling visar beloppet för kör eller sälj, om sådant finns

• Handpenning visar information om erlagd handpenning. Denna sektion är minimerad om ingen handpenning föreligger.

• Värdeförändring regleras normalt med automatik baserat på arealförändring men kan manuellt justeras.

• Kommentar

• Dokument. Här visas de lantmäteridokument som är kopplade till ärendet. Dokument med formatet .docx kan snabbvisas direkt i SKFF applikationen. Övriga dokument kan laddas ner till användarens dator och öppna med passande program.

Högst upp finns funktionerna:

• Under “kugghjulsikonen” finns funktionerna

  • Återlämna handläggningsuppdrag. Om användaren har fått ett tilldelat ärende så kan det återlämnas med denna funktion.

  • Visa historik visar ärendes hela historik varje gång det har förändrats

• Avbryt återställer formuläret som när det öppnades.

• Spara lagrar ner ärendet i databasen

• X uppe i hörnet stänger formuläret. Om det finns någon ändring i formuläret kommer en kontrollfråga upp.

Processen för att hantera ett ärende

• Inläsning

  • När ett Lantmäteriförrättning rörande kommunens fastigheter är klar läggs protokoll och beskrivningar i en digital folder som fiskas upp av SKFF. Beskrivningsdokumentet maskin-läses och attribut tas från texten och läggs in i ett (eller flera) ärenden med status “Inläst”.

• Tilldelning

  • Administratören får ett e-post meddelande från SKKF och kan gå in och tilldela ärendet till en handläggare.

• Fördelning

  • Handläggaren färdigregistrerar ärendet och fördelar areal i anläggning- och omsättningstillgångar samt ändrar status på ärendet till “Pågående”

• Bokföring

  • Ekonomen bokför ärendet i ekonomisystemet. När alla betalningar och tranasktioner är klar så kan handläggaren stänga ärende och det

• Rapporter och statistik

  • Flera olika typer av användare typ ekonomer, projektledare, planerare etc. kan använda SKFF för att söka, lista och rapportera om fastigheterna och dessa ärenden.

Tabeller (dataslag)

Applikationen består av några tabeller som vi vidare kallar dataslag.

• Ärenden

  • Ärenden är det centrala dataslaget som beskriver varje fastighetsförändring. Ett ärende är verkar alltid till någon av kommunens fastigheter. En förändring kommer oftast från lantmäteriförrättning men kan också vara fristående t.ex. vid köp, försäljning eller justering av areal eller värde. Kommunens lantmäteriavdelning, KLM, lägger alla färdiga förrättningar som berör kommunens fastigheter i en digital utkorg. Den avläses regelbundet direkt av SKFF som bildar ett eller flera ärenden och länkar samman tillhörande förrättningsdokument.

  • I ett ärende fördelas areal och värden i två delar:

  • Anläggning som främst avser gatumark

  • Omsättning som avser köpt mark för annat ändamål en gata och park

• Kommunens fastigheter

  • All kommunens fastigheter finns i en egen tabell och som är länkad till ärenden.

  • Fastighet direkt

    • Fastighet direkt är en webb-tjänst direkt mot Lantmäteriet som används av SKKF att lägga till nya kommunala fastigheter och för att söka och visa fastigheter. Tjänsten har till tillgång till alla fastigheter.

• Projekt

  • Projekt speglar ekonomisystemets projekt och är ett sammanhållande begrepp för flera ärende med gemensamt ändamål.

• Ändamål

  • Ändamål är en lista med de ändamål en fastighetsförändring kan ha.